Laatst kwam ik een directeur tegen die zei dat hij bezig was met ‘slim organiseren’. Hij had met een zekere handigheid een pertinent probleem op school opgelost. Dat is het dus niet! Het is een integraal perspectief om schoolorganisaties te ontwerpen of te ontwikkelen en de arbeidsorganisatie aan te passen zodat er beter onderwijs kan zijn en meer professionalisme. Aan de slag gaan met die bouwstenen leidt tot anders werken en een andere school.
De media berichten regelmatig over scholen die experimenteren en innovatieve projecten opzetten. Het lijkt wel een hype om scholen anders te organiseren. Of zijn we met zijn allen overtuigd dat het anders (en beter) moet? Scholen raken geïnspireerd door goede praktijkvoorbeelden. Heel wat directeurs hebben (ergens in binnen- of buitenland) het licht gezien en willen veranderen, anderen voelen dan weer de concurrentiedruk en de macht van het leerlingengetal. Ik vermoed dat er ook een sterk psychologisch effect speelt: als één iemand begint met ander type school of onderwijs en daarmee positief in beeld komt, dan zet het anderen aan ook dat spoor te volgen. Wie er nog niet aan toe is, voelt de dwang en drang (nog) niet. En wie er mee bezig is, is op zoek naar handvatten. Daarom 7 principes die misschien niet heilig zijn, maar dan toch een trendbreuk vormen naar slim organiseren:
1. Een visie die goesting geeft
Hoe kan je iemand laten verlangen naar de eindeloze zee van Antoine de Saint Exupéry? Iets wat in ons zit, daar geven wij ons voor! Anderen verleiden, prikkelen en in vervoering brengen is onze opdracht. Elke ‘kleine prins’ boven zichzelf laten uitstijgen, geeft meerwaarde. Onderwijs moet dus over iéts gaan. Kennis, vaardigheden,… zijn absoluut (nog) nodig. De leerstof centraal stellen met een afvinkbare lijst lesonderwerpen, vakken en studierichtingen kenmerkt de klassieke school. Scholen die willen veranderen draaien best de redenering om. Eerder dan hun studieaanbod in de etalage te zetten om leerlingen aan te trekken, organiseren ze de verwachtingen van hun stakeholders. Je moet dus nagaan wie jouw stakeholders zijn en welke behoeften ze hebben. De leerling écht centraal stellen betekent dat je meer maatwerk levert en aansluiting zoekt bij interesses en motivaties van leerlingen. Het is het organiseren van duurzame en warme relaties en hen in vervoering brengen rond de kernopdracht van onderwijs: leerlingen kwalificeren, talenten ontwikkelen, het leervermogen maximaliseren en brede betrokkenheid organiseren. Een slimme school richt zich dus op het primaire proces zodat de leerling er beter van wordt. Daarin zijn we ambitieus, want de maatschappij als stakeholder stelt terecht ook hoge verwachtingen. Tegelijk wil de leerkracht ook werkbaar en aantrekkelijk werk (zie punt 3) en staat dus ook “de leerkracht als mens centraal in de organisatie”.
2. Teams zijn de bouwstenen van de nieuwe school
Individuen komen en gaan, maar teams blijven bestaan. Voor de individuele leerkracht - als kleine zelfstandige in de klas - is het een complexe aangelegenheid om alles goed te kunnen doen. Maar in een multidisciplinair team zijn ze samen competent om een community van leerlingen te begeleiden over de vakken en leerjaren heen. Cruciaal is dat er geïnvesteerd wordt in samen-werken en de teammaturiteit wordt opgekrikt. Afspraken vastleggen in de vorm van een teamcharter kan het onderlinge vertrouwen ten goede komen. Leerkrachten overleggen samen, maken afspraken, maken keuzes, houden intervisie en leren. Ze leren dus van elkaar door open dialoog maar evenzeer mét elkaar door samen de juiste dingen aan te pakken. Een stukje individuele autonomie wordt opgeheven ten voordele van de collectieve autonomie. Er is meer intern teamoverleg rond het echte werk en minder externe coördinatie. De directeurs moeten ook bv. geen 60 leerkrachten opvolgen, maar bv. 5 teams coachen.
3. Werkbaar en zinvol werk creëren
De hoge werkdruk en steeds meer taakeisen bij leerkrachten leiden op zichzelf niet tot een psychische belasting, maar wel de combinatie van werkdruk én de autonomie om het werk zelf te kunnen organiseren. De veelvuldige onvoorziene situaties tijdens het werk/lesgeven zijn alleen schadelijk voor de gezondheid van leerkrachten indien er onvoldoende mogelijkheden zijn om daarop gepast te reageren. Het is dus van belang om teams de nodige regel- en beslissingsbevoegdheden te geven om hun werk zelf te regelen en te beslissen. Ook de ondersteuning van de leidinggevende of van naaste collega’s kunnen helpen. Door subsidiariteit leggen we het beslissingsniveau zo laag mogelijk in de organisatie. Leerkrachten als professionals voeren niet alleen uit, ze denken ook graag mee (doenken). Daar waar die regelbevoegdheden in het team zitten gebeurt de besluitvorming sneller omdat er minder tussenschakels zijn en minder afstemming nodig is. Bovendien gebeurt de feedback direct en zijn de gevolgen van beslissingen onmiddellijk zichtbaar wat de coördinatiekost en afstemming doet verminderen.
Stressfactoren kunnen dan een bron van samen-leren zijn. Dus de (leer-)mogelijkheden nemen toe wanneer aan teams hoge verwachtingen worden gesteld en ze de ruimte hebben om het complexe onderwijswerk zelf te organiseren. Die wendbaarheid brengt innovaties binnen op school wanneer in kader van inclusief onderwijs gezocht wordt naar redelijke aanpassingen voor de problemen die zich voordoen. Ze hebben daardoor gevarieerd werk en zien hun bijdrage tot het eindresultaat. Die inhoudelijke organisatie en het feit dat ze dit samen in team oppakken, vormt de beste brandstof om er met volle goesting voor te gaan.
4. Denk stroomsgewijs om complexiteit te verminderen
Het werk dat tegenwoordig op de schoolplank ligt, is niet meer te overzien door één leerkracht, één directeur. Dat werk moet in overzichtelijke pakketjes worden geknipt. Meestal in leerjaren en (voor secundair) in vakken. Scholen organiseren (steeds meer) de afzonderlijke taken - naast het lesgeven - op niveau van “instituut”. De taken worden dan verknipt en toegekend aan diverse leerkrachten, coördinatoren en directie. Die verknipping leidt tot een complexe organisatie met veel coördinatie, afstemming en vergaderingen. Er dreigt een inflatoir proces van regels, afspraken en procedures in vademecums.
Denken in termen van ‘stromen’ betekent dat we op zoek gaan naar logische samenhangende en opeenvolgende activiteiten van het werk. Taken die bij elkaar horen om het werk goed te doen, plakken we opnieuw samen. Een multidisciplinair team wordt dan verantwoordelijk voor het primaire proces. De organisatiestructuur van de school is zo uitgedacht dat elk team voldoende greep heeft op het toegewezen werkterrein. Elk team beslist zelf over de voorbereidende, uitvoerende, regelende en controlerende taken voor een community van leerlingen. Daardoor zijn ze in staat om verstoringen, afwijkingen en onvoorziene gebeurtenissen zelf op te vangen.
Om de complexiteit van de school te verminderen, is de weg er naar toe vaak niet gemakkelijk. Die resem van activiteiten indelen kan op basis van verschillende criteria zoals: vervolgonderwijs van leerlingen, talenten van leerlingen, regiokenmerken, studiedomeinen, … De valkuil om mensen die gelijkaardig werk doen bij elkaar te zetten (en dus functioneel te organiseren) loert om de hoek. Soort zoekt immers soort, en dat doen we juist niet om meer maatwerk en werkbaar werk te kunnen leveren.
5. Organiseer horizontaal
In klassiek georganiseerde scholen gebeurt de afstemming via de hiërarchie van leidinggevenden (directie, coördinatoren,…). Het werken met teams houdt in dat – vanuit een gedragen visie – ze zelf zorgen voor een (horizontale) afstemming met de andere teams. Professionals regelen ook liever zelf hun werk. Door hen die ruimte en autonomie te geven, kunnen ze zelf sturen. Binnen elk team is er iemand (sterrolhouder) per expertisedomein of regelbevoegdheid verantwoordelijk voor de communicatie met andere teams (extern regelvermogen). Elk leerkracht-teamlid neemt een expertiserol (bv. bepaald vak, zorg of discipline) en een regelende rol (bv. evaluatie, onderwijskwaliteit, planning, budget,…). Deze rollen worden per team afgesproken voor de verschillende teams in de school. Om de visie op school te realiseren is het soms nodig dat de leerkrachten uit elk team met een bepaalde rol horizontaal met elkaar afspreken wat teamoverstijgend een meerwaarde geeft. Zo kunnen leerkrachten van een bepaalde expertise samen afspraken maken over de leerinhoud of leerkrachten met een regelende rol afspraken maken over zaken die moeten afgestemd worden. Horizontaal organiseren zorgt voor minder overhead vermits de afstemming rechtstreeks gebeurt, desnoods onder leiding van een directielid. Vermits de leerkracht sterk gepassioneerd is en betrokken is geweest bij de ontwikkeling van de visie, is een verticale controle vanuit hiërarchisch oogpunt eerder beperkt.
Dit betekent niet dat er geen hiërarchie meer bestaat. Hiërarchische lagen spruiten eerder voort uit leidinggevende rollen die verder kijken dan het operationele. Daar waar het team het werk zelf regelt, kijkt het leidinggevend team enkele jaren verder in de tijd. Het besturend team richt zich dan op de langere termijn met visie en strategie.
6. Verminder de bureaucratie en ondersteun de teamwerking
Systemen werken soms op ons systeem. Zeker wanneer de context zeer onvoorspelbaar is geworden. In een slimme schoolstructuur is het een zaak om de bureaucratische controle zo minimaal mogelijk te houden, maar eerder teams aan te zetten om zelf te sturen op kwaliteit en resultaat. Human resources zijn dan de letterlijke bron in onze organisatie. Leidinggevenden geven voldoende speelruimte aan medewerkers om die regelcapaciteit te (blijven) benutten en niet te fnuiken door het installeren van formalismen, nieuwe standaarden of detailregelingen die van bovenaf neerdwarrelen. Dit houdt evenzeer in dat leerkrachten in de school mee zoeken naar systemen die hen eerder ondersteunen in het vervullen van de kernopdracht en niet zozeer extra belasten zodat ze van hun eigenlijke doel afdwalen.
7. Anders veranderen met goesting
Als je kiest voor de stap naar een slimme school, dan pak je het veranderproces ook anders aan. Niet direct met een gedetailleerd plan en smartdoelen voorgekauwd door een beleidsgroep en gepresenteerd op een personeelsvergadering. Maar met een veranderteam van mensen die de school in beweging zet en ideeën aftoetst bij een breed forum van betrokkenen. Samen werken ze een visie en prototype voor de nieuwe school uit. Met een zekere cadans verfijnen ze gaandeweg de werking in overleg met de stakeholders. Iedereen is betrokken en mee verantwoordelijk voor de visie op school.
Scholen slim organiseren is dus een hele uitdaging die tijd vraagt en voortdurende reflectie. Veranderingen bereiken vaak de klasvloer niet of zijn maar schijn omdat in de diepte de status quo gehandhaafd blijft. Structuren, systemen,… creëren gedrag. Vernieuwingen leveren idealiter meerwaarde en mogen niet tot een doel op zich worden. Vele hervormingsvoorstellen in onderwijs hebben niet de oorzaken als uitgangspunt genomen en hebben daardoor veel regels en complexiteit gecreëerd. Sommigen applaudisseren vandaag voor een ‘minister van rust’. Voor mij is het eerder een appèl om de brandende kwesties aan te pakken en het werk zodanig te kunnen organiseren dat het werkbaar wordt en zinvol is. Niet om gerust gelaten te worden, want dan blijft de druk op “de mens” steeds toenemen. Geef mij dan maar een minister van goesting of “Mens & Organisatie” om te kunnen verlangen naar de eindeloze zee…
Meer lezen over Yves Demaertelaere en scholen slim organiseren kan hier.
Foto: Sophie Callewaert